v26.03:  Työnkulun tehtävien suorittaminen

Kun pääkäyttäjä määrittää sinulle työnkulun, voit suorittaa tehtäväsi suoraan selainsovelluksen työnkulkuvalikosta. Roolistasi riippuen toimit joko tekijänä (tietoja syöttävä henkilö) tai tarkastajana (tekijän työtä hyväksyvä tai hylkäävä henkilö).

Tietoa työnkulkujen luomisesta ja hallinnasta pääkäyttäjänä löydät artikkelista v26.03:  Työnkulkujen hallinta.

Työnkulun tehtävien avaaminen

Avaa työnkulun tehtävät seuraavasti:

1. Etsi Työnkulku-kuvake vasemmasta navigointipaneelista. Kuvake ilmestyy, kun sinulle on määritetty työnkulku tekijänä tai tarkastajana.

2. Laajenna työnkulku klikkaamalla kuvaketta, jolloin sen tehtävät (käyttöliittymälohkot) tulevat näkyviin.

3. Laajenna tehtävä nähdäksesi sinulle osoitetut pohjat.

   

4. Klikkaa tehtävää tai pohjaa avataksesi Työnkulun suoritusnäytön.

Työnkulun suoritusnäytön rakenne

Työnkulun suoritusnäyttö jakautuu kahteen paneeliin.

Vasen paneeli – Osoitetut yksiköt

Vasen paneeli listaa sinulle osoitetut yksiköt valitulle tehtävälle. Kustakin yksiköstä näkyvät yksikkötunnus, yksikön nimi ja tilakuvake, joka kertoo tehtävän edistymisestä. Yksiköt näkyvät hierarkkisessa rakenteessa, jos ylä- ja alatasot on valittu, muussa tapauksessa ne näkyvät tasaisena listana.

Klikkaa yksikköä ladataksesi sen tiedot oikeaan paneeliin.

Oikea paneeli – Yksikön tiedot

Oikea paneeli näyttää valitun yksikön seuraavat tiedot:

• Tila – Tehtävän tämänhetkinen tila (oletuksena Uusi, kun tehtävä on juuri määritetty).

• Määräpäivä: Tehtävän deadline.

• Tekijä ja tarkastaja: Tehtävälle määritetyt henkilöt.

• Pääkäyttäjäindikaattori: Valintakuvake pääkäyttäjälle, X-kuvake muille käyttäjille.

• Ohjeet-, Kommentit- ja Liitteet-osiot.

Paneelissa ovat myös Tallenna, Hylkää, Hyväksy ja Avaa -painikkeet.

Tilakulun seuraaminen

Jokainen tehtävä etenee seuraavien tilojen kautta, kun tekijä ja tarkastaja suorittavat työnsä.

Tekijänä

1. Kun saat tehtävän, sen tila on Uusi.

2. Aseta tilaksi Kesken, kun aloitat tietojen syöttämisen.

   Tämä antaa sinulle oikeuden syöttää tietoja osoitetulle yksikkö-, tietotyyppi-, kausi-, vuosi- ja pohjayhdistelmälle.

3. Syötä tarvittavat tiedot klikkaamalla Avaa ja siirtymällä pohjaan.

4. Kun tietojen syöttö on valmis, aseta tilaksi Valmis ja klikkaa Tallenna.

   Tiedot lukitaan ja tietojen syöttöoikeutesi poistetaan, kunnes tarkastaja toimii.

5. Jos tarkastaja hylkää tehtävän, saat sen takaisin. Aseta tila uudelleen Kesken-tilaan palauttaaksesi oikeutesi, tee tarvittavat korjaukset ja aseta tila takaisin Valmis-tilaan.

Tarkastajana

1. Kun tekijä asettaa tehtävän tilaksi Valmis, tarkasta syötetyt tiedot klikkaamalla Avaa ja siirtymällä pohjaan.

2. Tee jokin seuraavista:

   • Klikkaa Hyväksy lukitaksesi tiedot pysyvästi ja poistaaksesi tekijän oikeudet. Tehtävä on valmis.

   • Klikkaa Hylkää palauttaaksesi tehtävän tekijälle korjattavaksi. Tekijän tila palautuu ja hän voi syöttää tietoja uudelleen asetettuaan tilan Kesken-tilaan.

Huomaa: Hyväksy ja Hylkää -painikkeet näkyvät sekä tekijälle että tarkastajalle, mutta ovat aktiivisia vain tarkastajalle.

Pohjan avaaminen työnkulusta

Avaa tehtävään liittyvä pohja seuraavasti:

1. Klikkaa Avaa-painiketta työnkulun suoritusnäytön oikeassa paneelissa.

   Valintanäyttö avautuu, ja tietotyyppi-, kausi-, vuosi- ja yksikköarvot täytetään automaattisesti työnkulusta.

   Jos pohjassa on AutoOpen käytössä, Valintanäyttö ohitetaan ja pohja avautuu suoraan.

2. Työskentele pohjassa normaalisti.

3. Palataksesi työnkulun suoritusnäyttöön, kun olet valmis:

   1. Klikkaa Takaisin palataksesi Valintanäyttöön.

   2. Klikkaa Takaisin uudelleen palataksesi Työnkulun suoritusnäyttöön.

Ohjeiden lukeminen

Tehtävän ohjeet näkyvät työnkulun suoritusnäytön oikean paneelin Ohjeet-osiossa. Ohjeet ovat vain katselutilassa.

Ohjeet voidaan määrittää työnkulkutasolla tai tehtävä-/pohjatasolla. Tehtävä- tai pohjakohtaiset ohjeet ohittavat työnkulkutason ohjeet.

Kommenttien lisääminen ja hallinta

Kommenttien avulla voit välittää muistiinpanoja tai palautetta yksikkötehtävän sisällä. Lisää kommentti seuraavasti:

1. Vieritä oikeassa paneelissa Kommentit-osioon.

2. Klikkaa Lisää kommentti.

3. Kirjoita kommenttisi ja tallenna se.

Kommentit listataan uusin ensin ja sisältävät Päivittänyt- ja Päivitetty-tiedot. Voit muokata tai poistaa omia kommenttejasi. Ylläpitäjät voivat poistaa minkä tahansa kommentin.

Tiedostojen liittäminen

Voit liittää yksikkötehtävälle tukitiedostoja, kuten todisteita tai viitemateriaalia. Lataa liite seuraavasti:

1. Vieritä oikeassa paneelissa Liitteet-osioon.

2. Klikkaa Lisää tiedosto ja valitse liitettävä tiedosto tai tiedostot.

   Voit ladata enintään viisi tiedostoa kerrallaan per yksikkö. Jokaisen tiedoston koko saa olla enintään 1 MB.

   Tuetut tiedostomuodot: .txt, .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx, .jpg, .jpeg, .png.

3. Klikkaa Tuo tallentaaksesi tiedostot.

   Tuoduista tiedostoista näkyy lataajan nimi ja latausaika.