v26.03: Hantera arbetsflöden

Med modulen för arbetsflödeshantering i Clausion webbklient kan du koordinera uppgifter genom att automatisera behörigheter och tilldelningar av UI-block. Använd arbetsflöden för att följa framsteg via statusindikatorer och återanvända konfigurationer med klonfunktionen.

Den här artikeln beskriver hur du skapar, aktiverar och hanterar arbetsflöden som administratör. Information om hur du utför arbetsflödesuppgifter som utförare eller granskare finns i v26.03: Utföra arbetsflödesuppgifter.

Lägga till ett nytt arbetsflöde

Uppgiften Arbetsflödeshantering är endast tillgänglig i webbklienten. Du kan lägga till den från skrivbordsklienten via Hantering av användargränssnitt.

Så här skapar du ett nytt arbetsflöde:

Öppna skärmen Arbetsflödeshantering i webbklienten.
Klicka på Lägg till arbetsflöde.

Guiden för att skapa arbetsflöden öppnas. Guiden sparar dina uppgifter efter varje steg och behåller arbetsflödet i statusen Utkast tills du har slutfört alla steg.
Steg 1 – Arbetsflödesegenskaper

Ange grundläggande egenskaper för arbetsflödet. Obligatoriska fält är ID, Datatyp, Period och År. Du kan även ange Startdatum, Kategori och Instruktioner. Dessa inställningar kopieras automatiskt till alla uppgifter i arbetsflödet.

Klicka på Spara och nästa för att fortsätta.
Steg 2 – Välj uppgifter

Välj de UI-block och uppgifter som ska ingå i arbetsflödet:
1. Välj ett eller flera UI-block i vänster panel.
2. Granska de tillgängliga uppgifterna för de valda blocken i höger panel.
  
  Alla uppgifter under ett valt UI-block inkluderas i arbetsflödet.
Note: Ett UI-block måste vara tilldelat minst en roll i systemet innan dess uppgifter visas i arbetsflödesmodulen.

Klicka på Spara och nästa för att fortsätta.
Steg 3 – Grundkonfigurationer

Inställningarna från Arbetsflödesegenskaper (Datatyp, Period, År och Instruktioner) kopieras automatiskt till alla uppgifter. Du behöver bara göra ändringar här om enskilda uppgifter kräver specifika konfigurationer.
1. Klicka på en specifik uppgift i vänster panel för att markera den.
2. Ändra inställningarna i höger panel.
3. Om du senare ändrar Arbetsflödesegenskaper efter att du har sparat Grundkonfigurationer, väljer du UI-blocksnoden och klickar på Tillämpa på alla uppgifter för att sprida ändringarna till alla uppgifter.
  
  v26.05:
  
  Den globala inställningsikonen som visas bredvid uppgiftens namn anger att uppgiften använder globala inställningar. Ikonen tas bort om uppgiftens inställningar ändras. Uppgiftens inställningar kan ändras genom att klicka på uppgiften. Valet Tillämpa på alla uppgifter återställer de globala inställningarna och ikonen för alla uppgifter.
Klicka på Spara och nästa för att fortsätta.
Steg 4 – Enheter och tilldelningar

Välj de enheter där arbetsflödesuppgifterna ska utföras och tilldela en utförare och en granskare för varje enhet. Enheter laddas baserat på värdena för Datatyp och År från Arbetsflödesegenskaper. Endast enheter som du (den inloggade administratören) har åtkomsträttigheter till visas.
1. Markera kryssrutan bredvid de enheter du vill inkludera.
  
  Om du vill kopiera utförar- och granskaruppgifterna automatiskt till alla underordnade enheter markerar du den översta enheten i en hierarki. Om du vill tilldela en annan utförare eller granskare till en specifik enhet avmarkerar du Ärv-växeln för den enheten.
2. Klicka på Tillämpa på alla uppgifter om du vill kopiera enhets- och tilldelningskonfigurationen till alla uppgifter.
  
  Den globala inställningsikonen som visas bredvid uppgiftens namn anger att uppgiften använder globala inställningar. Ikonen tas bort om uppgiftens inställningar ändras. Uppgiftens inställningar kan ändras genom att klicka på uppgiften. Valet Tillämpa på alla uppgifter återställer de globala inställningarna och ikonen för alla uppgifter.
3. För uppgifter där enhetstilldelning inte är tillämplig (till exempel Periodlåsning för roller eller Hantering av anpassade parametrar) markerar du kryssrutan Ingen enhetstilldelning och tilldelar en utförare och en granskare separat.
  
  Om en uppgift saknar tilldelade enheter och Ingen enhetstilldelning inte är markerad visas ett varningsmeddelande.
Note: För att visa korrekt överordnad-underordnad-hierarki i utförandevyn måste du även välja den överordnade enheten när du väljer underordnade enheter.

Klicka på Spara och nästa för att fortsätta.
Steg 5 – Tidsgränser

Varje uppgifts standardförfallodatum är 14 dagar från startdatumet som angetts i Arbetsflödesegenskaper (Förfallodatum = Startdatum + Dagar). Så här justerar du tidsgränsen för en specifik uppgift:
1. Klicka på den enskilda uppgiften i vänster panel.
2. Ändra fältet Dagar i höger panel.
Klicka på Spara och nästa för att fortsätta.
Steg 6 – Granska

Granskningsskärmen visar den fullständiga arbetsflödeskonfigurationen på en enda sida.
1. Expandera en uppgiftsrad för att kontrollera tilldelade enheter samt utförare och granskare för varje uppgift.
2. Gör något av följande:
  - Klicka på Spara som utkast för att spara arbetsflödet för vidare redigering.
  - Klicka på Aktivera för att aktivera arbetsflödet omedelbart.

Aktivera och hantera arbetsflöden

När du aktiverar ett arbetsflöde blir det synligt i det vänstra navigeringspanelen för tilldelade utförare, granskare och administratörer. Enhetsbehörigheter och datalåsningsöppning för utförare tillämpas automatisk. På startsidan för Arbetsflödeshantering sorteras arbetsflöden efter skapandedatum i fallande ordning som standard, och varje arbetsflödes status är färgkodad för snabb visuell referens.

Workflow Management view with list of workflows and their statuses.

Redigera, ta bort, klona och slutföra arbetsflöden

Så här hanterar du ett befintligt arbetsflöde:

Leta upp det arbetsflöde du vill hantera på startsidan för Arbetsflödeshantering.
Klicka på menyikonen (ellips) i kolumnen Åtgärder.
Välj något av följande alternativ:
- Redigera – Öppna arbetsflödesguiden för att ändra konfigurationen.
- Ta bort – Ta bort arbetsflödet permanent.
- Klona – Skapa en kopia av arbetsflödet (se Klona ett arbetsflöde).
- Markera som slutfört – Stäng arbetsflödet när alla uppgifter är klara. Arbetsflödet försvinner från utförarnas och granskarnas aktiva lista.

Klona ett arbetsflöde

Använd klonfunktionen för att återanvända en befintlig arbetsflödeskonfiguration som grund för ett nytt arbetsflöde:

Öppna Åtgärder-menyn för det arbetsflöde du vill klona och välj Klona.
Ange ett nytt arbetsflödes-ID och klicka på OK.

Alla konfigurationer från källarbetsflödet kopieras till ett nytt utkastarbetsflöde.
Öppna det klonade arbetsflödet och uppdatera Datatyp, År, Period och Startdatum efter behov.
Klicka på Tillämpa på alla uppgifter för att sprida de uppdaterade värdena till alla uppgifter.

Note: Enhetsbehörigheter, datalåsningsöppning för angiven period, år, enhet och mallkombination samt UI-uppgifter tilldelas automatiskt till utföraren. Datatypsbehörigheter måste tilldelas via vanlig rolltilldelning. En separat roll måste tilldelas granskaren, inklusive motsvarande enhets- och datatypsbehörigheter samt rätten att öppna den period som ska granskas.

Datalåsningsöppning med arbetsflöde

En ny anpassad mall, Datalåsningsöppning med arbetsflöde (BW_ET116 / BW_DataLockingWorkflow.xlsx), stöder modulen för arbetsflödeshantering. När du aktiverar ett arbetsflöde infogas poster automatiskt i mallen för varje utförares tilldelade kombination av enhet, datatyp, år, period och mall.

Posterna tas automatiskt bort när ett arbetsflöde flyttas tillbaka till statusen Utkast, markeras som Slutfört, eller tas bort.

Note: När en användare får ett UI-block via ett arbetsflöde öppnas de nödvändiga perioderna automatiskt. För UI-block tilldelade via en roll måste periodöppning definieras separat — automatisk öppning gäller endast när användaren öppnar uppgiften via arbetsflödet.

Data Unlocking with Workflow template open showing data locking information.

Note: Mallen är skrivskyddad.